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Nesse post vamos mostrar como o Post-it pode ajudar a organizar seus pensamentos, para alcançar seus objetivos.

Ajuda muito usar apenas um tamanho de Post-it e uma cor única. No entanto, isso não é vital – use o que você tem, desde que sejam grandes o suficiente para escrever.

Não planeje usar cores ou tamanhos diferentes para organizar, priorizar e assim por diante, porque isso seria contraproducente.

Post-it para organizar objetivos

Etapa 1 – Brainstorm

Comece a pensar e coloque esses pensamentos em Post-its. Isso deve incluir quaisquer ideias sobre seus objetivos ou metas, mesmo se você achar que já estão definidos.

Importante! Coloque apenas uma coisa em um Post-it. Uma ideia. Um pensamento. Um subponto. Uma preocupação. Um caminho fora do assunto. Um tanto faz. Repito: uma coisa por Post-it.

Enquanto você pensa:

Não analise. Não considere. Não pesquise. Não verifique a ortografia. Não coloque Post-its em um quadro branco durante o brainstorming. Não coloque cada um em um quadro branco e depois escreva nele. Não os organize. Não coloque certos pensamentos em um Post-it de uma cor e outros em uma cor diferente. Não descarte pensamentos que não se enquadrem no objetivo.

Basta despejar todos esses pensamentos, ideias, preocupações, recursos, perguntas, pessoas, etc. em Post-its.

Continue até que você tenha uma pilha de Post-its. Não force um brainstorm contínuo se você se sentir travado, porque a próxima etapa possivelmente fará com que você desista. O mesmo vale se você acha que não tem Post-its “suficientes”.

Próximo:

Encontre um espaço que seja totalmente aberto e liso (para que os post-its grudem e permaneçam). Um quadro branco limpo, mesa de conferência, janela ou porta geralmente funcionam bem.

Você também pode criar um espaço colando uma cartolina nas paredes, janelas ou portas, ou até mesmo em quadros brancos. Isso tem a vantagem adicional de ser facilmente transportado mais tarde.

Etapa 2 – Organize o Post-it e agrupe-os

Conclua esta etapa em pé, a menos que você seja fisicamente incapaz de fazê-lo, porque o movimento físico é parte do que faz o método Post-it funcionar tão bem. (Não deixe de ficar de pé porque está cansado ou porque há pouco espaço. Deixe as cadeiras de lado, se necessário.)

Coloque o Post-it no espaço aberto. Comece colocando-os aleatoriamente. Conforme você adiciona mais Post-its, alguma forma de agrupamento se tornará aparente, geralmente por tópico.

Mova os Post-its para os grupos agora aparentes, mas mantenha o agrupamento bastante livre até que tenha colocado todos os Post-its. Não tente decidir se o agrupamento está “correto”. Sinta-se à vontade para usar diferentes tipos de grupos também, não tente torná-los consistentes.

Ao longo desta etapa: afaste-se fisicamente para ver o todo. Mova as coisas conforme necessário.

Você pode descobrir que alguns Post-its criados durante o brainstorm não têm um tópico ou categoria a que pertencem. Adicione esses tópicos e categorias agora.

Mova os Post-its conforme necessário. Coloque qualquer coisa que não caiba de lado. Coloque qualquer Post-its cobrindo uma introdução.

O único pensamento por Post-it não se aplica mais:

Conforme você move os Post-its, outros pensamentos, ideias e preocupações vêm à sua mente. Às vezes, é melhor adicionar notas ao Post-it existente, às vezes, adicionar novos Post-its é melhor porque você pode movê-los. Não tente descobrir isso com antecedência e não se preocupe se sua abordagem aqui for inconsistente. Você vai organizar na próxima etapa.

Quando o Post-it não atende aos objetivos e metas:

Não importa o quão bem considerados os objetivos e metas foram, você pode achar que os Post-its com brainstorming não se encaixam perfeitamente. Isso ocorre em duas situações:

(1) A situação mais comum é que os objetivos / metas originais não estavam certos.

Se a maior parte do conteúdo no Post-it faz sentido, puxe os objetivos desajustados para baixo para que eles não o distraiam. Circule de volta para eles na Etapa 6 (geralmente eles só precisam de edições).

(2) Os Post-its com brainstorming não estão certos.

Acontece! Se você tem certeza absoluta de que os objetivos / metas estão corretos, faça uma pausa – vá embora por alguns minutos.

Quando você voltar, tire o primeiro conjunto de Post-it e faça um brainstorm novamente. (Você pode querer manter o primeiro conjunto porque eles podem se aplicar a outros objetivos / metas.)

Etapa 3 – Organizar, incluindo o fluxo

Depois de ter os Post-its dispostos em grupos básicos, limpe os agrupamentos e torne-os consistentes, adicionando ou removendo Post-its conforme necessário.

Agora organize os grupos em um fluxo, experimentando várias versões. Não se deixe prender à procura do fluxo perfeito. Escolha um que pareça bom – você ajustará as coisas mais tarde, conforme desenvolve o programa, conversa, referência, etc.

Ao longo deste processo – recue fisicamente para que possa ver o todo. Conforme necessário: lidar com duplicatas, mover coisas ao redor, remover coisas … volte novamente e repita conforme necessário.

Conforme você organiza, você pode descobrir que alguns Post-its não parecem mais caber ou não parecem mais importantes. Não jogue isso no lixo ainda, coloque-os de lado.

Você também pode descobrir que novos pensamentos vêm à mente. Adicione Post-it ou adicione notas aos existentes.

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Etapa 4 – Começo, meio e fim.

Você pode ter deixado de lado Post-its com conteúdo para a abertura / introdução e o encerramento. Adicione-os nos lugares certos.

Também é bastante comum ter um esboço que está faltando para uma abertura / introdução e final. Se estiverem faltando, não os preencha agora. Em vez disso, adicione um Post-it para marcar a abertura. e outro para segurar um ponto para o fechamento. Você os preencherá depois de desenvolver o restante do conteúdo.

Etapa 5 – Priorize conforme necessário

Não importa para que estejamos usando o método Post-it, quase sempre temos mais conteúdo possível do que poderemos usar. É hora de identificar as prioridades e há duas maneiras de fazer isso:

Adicione um “P” aos tópicos prioritários e Post-its individuais. Concentre-se neles ao desenvolver o conteúdo. Adicione o resto apenas quando o tempo e o espaço permitirem.

Remova corajosamente qualquer coisa que não seja uma prioridade. (Guarde-os para o caso de desejar adicionar o conteúdo ou usá-lo separadamente.)

Etapa 6 – Revise os objetivos / metas, se necessário

Conforme observado, é comum descobrir que os objetivos ou metas originais não sincronizam completamente com o conteúdo do brainstorming. Eles geralmente precisam apenas de pequenas edições, por exemplo:

O objetivo original era “entender o novo fluxo de trabalho”. O conteúdo focou no uso do novo fluxo de trabalho, então o objetivo agora é “entender e aplicar o novo fluxo de trabalho”.

O objetivo original era “aumentar a retenção de clientes”. O conteúdo focou no estabelecimento de expectativas e acordos apropriados, então o objetivo agora é “estabelecer expectativas compartilhadas”.

Post-it é uma marca registrada da empresa 3M. Embora existam muitos imitadores, devo dizer que os Post-its oficiais funcionam melhor.

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